Szczegółowe ustalenia kontroli
W październiku 2015 r. pacjentom województwa podlaskiego udostępniono dwie najważniejsze z ich perspektywy usługi oferowane przez Podlaski System Informacyjny e-Zdrowie: dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej oraz e-rejestrację. Umożliwiał to Portal Pacjenta na stronie internetowej ezdrowie.wrotapodlasia.pl, na którym można założyć konto pacjenta. Usługi te nie działały jednak właściwie.
Elektroniczna rejestracja wizyt była prowadzona na gorszych zasadach niż rejestracja osobista lub telefoniczna. Skontrolowane podmioty lecznicze nie udostępniały bowiem do usługi e-rejestracji wszystkich a jedynie część (76 proc.) swoich poradni. Poza tym wiele placówek ograniczało możliwość elektronicznej rejestracji do wybranej, określonej liczby godzin przyjęć, często znacząco mniejszej niż wynosił rzeczywisty czas ich pracy (nawet do jednej godziny tygodniowo). W skrajnym przypadku w jednej z przychodni okulistycznych elektronicznie można było umówić się na wizytę tylko do jednego lekarza i tylko na jeden jedyny termin (piątek od 830 do 930), chociaż poradnia była czynna przez pięć dni w tygodniu od 800 do 1400 (we wtorki do 1800) i przyjmowało w niej 14 lekarzy tej samej specjalizacji.
Powszechnym zjawiskiem było także (w 70 proc. badanych podmiotów leczniczych), że termin wizyty rejestrowanej telefonicznie lub osobiście był późniejszy, niż ten widniejący w systemie e-rejestracji. Nie oznaczało to jednak, że pacjenci korzystający z rejestracji elektronicznej byli uprzywilejowani. Przeciwnie – terminy oferowane w systemie elektronicznym często były nieaktualne, gdyż grafiki lekarzy w poszczególnych placówkach nadal przygotowywano przede wszystkim w formie papierowej, listy pacjentów oczekujących prowadzono np. w kalendarzach lub zeszytach i nie przenoszono ich na bieżąco do systemu elektronicznego. Formalnie więc pacjenci rejestrowali się elektronicznie na nieistniejący, błędny termin i dopiero później, podczas potwierdzania terminu wizyty przez personel poradni, byli automatycznie przesuwani w kolejce na właściwy dzień, zgodny z listą „papierową”.
W części placówek elektroniczna rejestracja była bezużyteczna, choć od strony technicznej wszystko działało właściwie. Zawodzili jednak obsługujący. 15 proc. szpitali objętych Systemem nie potwierdzało elektronicznie zarezerwowanych terminów wizyt, czyli w rzeczywistości pacjenci nie mogli z nich skorzystać, ponieważ aby wizyta zdalnie zarezerwowana doszła do skutku poradnia musi potwierdzić rejestrację na określony dzień i godzinę. Poza tym podczas próbnych rejestracji na wizyty do wszystkich skontrolowanych podmiotów leczniczych kontrolerzy stwierdzili również, że do 31 proc. z nich nie można było się zarejestrować z powodu błędu systemowego.
Źle działała także druga ważna usługa dedykowana pacjentom: dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej. Według założeń System e-Zdrowie miał zapewniać dostęp do kompletu dokumentów leczenia pacjenta w danej poradni lub na oddziale szpitalnym. Miało to pozwolić na skrócenie czasu obsługi pacjenta, oszczędności w przechowywaniu dokumentacji, a przede wszystkim oszczędności na badaniach, które nie musiałyby być wykonywane ponownie w krótkim odstępie czasu. Ostatecznie w Podlaskim Systemie Informacyjnym e-Zdrowie pacjentom (a także innym lekarzom i placówkom leczniczym) udostępniono nie komplet, ale tylko siedem dokumentów medycznych: skierowania, zlecenia, recepty, zwolnienia, opis konsultacji medycznych, karty wypisowe oraz opis wyników badań obrazowych. Nie udostępniono natomiast takich dokumentów jak np. karty: obserwacji porodu, indywidualnej opieki pielęgniarskiej, gorączkowej, obserwacji rany pooperacyjnej, znieczulenia, ryzyka zakażenia.
NIK zwraca także uwagę, że w wielu placówkach kłopoty sprawiało już samo przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Część lekarzy i personelu medycznego chętnie korzystała z takiej funkcjonalności, część jednak nadal pisało ręcznie, a jednolitości w tym względzie nie zachowywano nawet w ramach tej samej poradni. Opinie co do oszczędności czasu związanego z wytwarzaniem elektronicznej dokumentacji medycznej, wśród personelu medycznego były podzielone. Co drugi pytany nie odczuł oszczędności w tym zakresie, co w ocenie NIK może wpływać na niechęć korzystania z zakupionych systemów informatycznych.
Zastrzeżenia budziła także jakość elektronicznej dokumentacji pacjentów. Ustalono na przykład, że jeśli dokumentacja medyczna powstawała w formie papierowej i dopiero później była przepisywana do wersji elektronicznej, to treści tych dokumentów różniły się od siebie (takie sytuacje stwierdzono w dwóch z dziesięciu skontrolowanych szpitali). Zdarzało się nawet, że elektroniczna wersja dokumentacji zdrowotnej pacjenta zamiast treści, zawierała jedynie wielokropek lub odesłanie: „szczegóły w dokumentacji papierowej”. Dokumentacja z taką zawartością nie mogła być użyteczna ani dla pacjenta ani dla lekarza.
